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工作效率超低的人,都有這 3種情況! 其實…從「這裡」改變,工作效率 就能大大提升!
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工作效率超低的人,都有這 3種情況! 其實…從「這裡」改變,工作效率 就能大大提升!
 

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工作效率超低的人,都有這 3種情況! 其實…從「這裡」改變,工作效率 就能大大提升!

 


工作效率超低的人,都有這 3種情況! 其實…從「這裡」改變,工作效率 就能大大提升! 觀看數:164 人

 

「大家常常說,是因為資訊超載。

假如真的是這個問題,

恐怕才剛走進圖書館,你就要被逼死了。」

《搞定》作者、管理大師大衛‧艾倫

我和艾倫的觀點一樣,

從不認為資訊超載是個問題。

確實,這個時代的人正面臨史上最大量的資訊流,

但是歷史上的任一個時間點,

都會有人提出這項論述!

像是發明印刷機和電報,或書寫方式出現後,

個人和外界資訊的互動早已迅速增加。

幾個世紀以來,

運用資訊工作的人總有相同的抱怨。

缺乏「決心」、決策不當

造成工作效率低

英國詩人雪萊(Percy Shelley)

在《詩之辯》(Defence of Poetry )中曾說:

「知識不虞匱乏:我們接收資訊的量已經超出自我意識,

人們太過貪食,吸收的資訊超出能夠消化的程度。」

與其說是資訊超載,

應該說不良的決策或缺乏決心,

才會造成工作效率低落。

我不知道這是不是因為,

教育體系沒有教導學生怎麼做決策,

還是處理資訊時,大腦就是天生不可靠。

不管是前者還是後者,

只要決策不當就會有麻煩。

工作效率低落的人,

常會發生以下 3種情形:

工作中,只要有任何事發生就會受影響。

這種人往往覺得自己完全無法掌握發生了什麼事,也

沒有能力分配時間。

有些人一整天下來,

分明有能力完成手邊的工作,但

盡做些沒意義的工作。

就像花了一整天,

卻只更動家具擺設或歸檔等細枝末節的事。

有些人太愛做夢,

對一定時間內能產出的價值,

空想有餘,卻無法實踐。

老是在一個又一個的工作計畫間穿梭,但

計畫常缺乏重點、沒有成效。

我自己就是屬於這類。

先學會認清 真正重要 的事情

再來改變想法和習慣

這邊所指的工作效率不是代表能生產出多少東西、

做事方法有多麼聰明、

能同時處理很多工作,

或有辦法順利完成討厭的工作。

工作效率代表掌控力和洞察力,

也就是說能夠掌控手上的資源,

並認清什麼事情才是真的重要、值得關注。

我常聽到有人說追求提升工作效率,

就像打一場必敗的仗。

不然就像是我的客戶和同事已經習慣壓力和疲乏,

總覺得自己在追趕行程,

卻沒想過這是可以改變的。

更慘的是,有些人還把塞爆的收件匣、

緊湊到失控的行程和高血壓當作榮譽的象徵,

彷彿在說

「我要失控了!我工作太操勞了!但是,非我不可」。

現在,我要告訴你,

這是可以改善的──只要先改變自己的想法和習慣。

改變習慣,就能 提升效率

從這 3點著手:

一旦體會到新習慣的效果,你就會明白差異何在,

效果比效率更為重要,因為當新習慣有了效果,

當然就會更有效率,也更能掌握手邊的工作。

要實現這點,必須從以下 3點開始改變:

用更好的方法來處理資訊。

尊重大腦的天賦和限制,才不會被大量的外部資訊綁架。

建立框架。

框架能幫助你決定什麼事值得注意。

創造力。

為了保有創造力,而放棄上述 2點也沒關係。

但是分神發想後,

一定要有明確的方法重拾掌控力和洞察力。

當這些改變成了習慣,

你就擁有掌控力和洞察力,

能夠適當的回應所處的情境,和湧向你的資訊。

把提升工作效率 轉化為

日常生活的習慣

關於工作效率的書,大多像參考書,

必須從頭讀到尾才能領悟書中的各項論點,

或找出參考依據;

讀完後如果需要某項提示時,

可以再快速翻閱特定章節。

但有效的教學指南往往不是參考書,

因為參考書的概念基礎得依賴前面的章節,

所以過不了多久,你就要再從頭讀一遍。

此外,參考書籍雖然會設計提示功能,

卻缺乏整體的基礎概念。

就討論工作效率的書來說,

「提示」和完整的「架構」缺一不可。

先學習原理再加以運用當然很重要,

但參照的資料也不能少,

如此一來才能融會貫通,

所以我以 8個章節來架構本書。

這 8個章節足以把各種工作面向整合成一個系統,

讓你能一次培養 1項或 2項習慣,

輕輕鬆鬆的把提升工作效率

轉化為日常生活的一部分。

本書每個章節都是以習慣迴路(habit loop)為架構,

也就是培養習慣的 3個要件,

我會敘述「為什麼」需要這項習慣。

接下來再討論「如何」建立新的慣性。

最後一部分則會告訴你,

這項習慣會帶來「什麼」好處。

一次養成 1個習慣

讓高效率 習慣成自然

這裡談的「為什麼」就是

觸發習慣的誘因,和形成這項習慣的基礎,

以助你養成每個習慣。

先內化其中一項習慣後,

它就能成為培養下一個習慣的穩固基礎。

注意,請避免要求自己一次接受多項新習慣,

因為改掉舊習、採納新的,

一定會花點時間和精力。

本書會用習慣來提高工作效率,

有 2個原因:

第 1,習慣可以讓我們把一堆有趣而複雜的概念,

轉成容易消化、輕鬆採納的資訊模組。

第 2,顧名思義,習慣是自動行為,不用經過思考。

我希望提升工作效率的核心概念

能變成各位的活習慣、能自動履行。

也就是說,做某事前,你已經設想過,

所以再遇到相同的事時,

不必有意識的去思考就能觸發好習慣。

 

 
   

 

 


 

 

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